O Sistema Toyota de Produção (Toyota Production System – TPS) revolucionou a indústria ao eliminar desperdícios e otimizar processos. Mas você sabia que esses mesmos princípios podem ser aplicados em empresas de serviços para aumentar a eficiência, reduzir custos e melhorar a experiência do cliente? Vamos explorar como adaptar cada um dos sete princípios do TPS a esse contexto, com exemplos práticos que você pode implementar no seu negócio.
“Se você quiser entender melhor os princípios do TPS na indústria, leia nosso artigo anterior sobre “Os Sete Princípios do Sistema Toyota de Produção.”
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1. Reduza o tempo de preparação de processos e ferramentas
Assim como na indústria, o tempo gasto preparando ferramentas (de comunicação, chatbots, sistema ERP, plataforma de CRM, software de gestão ou organização) ou documentos, em uma empresa de serviços não gera valor para o cliente. No setor de Contabilidade, por exemplo, se os sistemas e documentos necessários para o atendimento de cada cliente não estiverem organizados previamente, a equipe perderá tempo procurando arquivos e acessos.
Como aplicar: Crie padrões para que tudo esteja pronto antes da execução do serviço. Utilize checklists digitais, procedimentos documentados, manuais e se possível, automação de processos para garantir rapidez e precisão.
2. Produza em pequenos lotes
Na indústria, produzir em pequenos lotes reduz estoques e tempo de espera. Em serviços, dividir grandes demandas em pequenas entregas melhora o fluxo de trabalho e a satisfação do cliente.
Exemplo: Em um escritório de advocacia, ao invés de aguardar a finalização completa de um processo para revisar, divida o trabalho em etapas. A equipe pode revisar contratos em pequenos blocos, garantindo mais agilidade e qualidade.
3. Envolva e capacite os colaboradores
O TPS valoriza equipes treinadas e autônomas. Em serviços, capacitar os colaboradores permite que resolvam problemas sem depender de gestores, aumentando a eficiência.
Exemplo: Em uma clínica odontológica, os recepcionistas podem ser treinados para lidar com reagendamentos e dúvidas básicas, sem precisar chamar um supervisor. Isso melhora o atendimento e reduz gargalos no fluxo de pacientes.
4. Priorize a qualidade do processo, não apenas do serviço final
Garantir um processo bem estruturado evita retrabalho e erros. No setor de serviços, falhas de processo impactam diretamente a experiência do cliente.
Exemplo: Em um e-commerce, um sistema eficiente de conferência de pedidos evita erros de envio. Implementar duplas verificações antes do despacho reduz devoluções e aumenta a satisfação do cliente.
5. Adote a manutenção preventiva
Na indústria, a manutenção preventiva evita paradas inesperadas. Em empresas prestadoras de serviços, a “manutenção” inclui a revisão e otimização contínua de processos e ferramentas.
Exemplo: Um coworking pode programar revisões periódicas na rede de internet e equipamentos de impressão para evitar falhas que impactem os usuários.
6. Implemente o sistema “puxado” de serviços
No TPS, a produção é feita conforme a demanda real do cliente. Em serviços, isso evita excesso de trabalho desnecessário.
Exemplo: Em um restaurante, não adianta preparar grandes quantidades de pratos se os pedidos variam. O ideal é manter um fluxo de preparo baseado nos pedidos reais, evitando desperdício de ingredientes e garantindo refeições sempre frescas.
7. Envolva os fornecedores
No TPS, fornecedores são parte essencial da eficiência. Em serviços, isso se aplica a parceiros estratégicos que influenciam a qualidade do serviço final.
Exemplo: Um hotel pode estabelecer parcerias com lavanderias e fornecedores de alimentos, garantindo padrões de qualidade e pontualidade nas entregas. Isso melhora a experiência do hóspede e reduz custos operacionais.
Conclusão
Os princípios do TPS não são para uso exclusivo da indústria. Empresas de serviços podem utilizá-los para melhorar processos, reduzir desperdícios, entregar mais valor aos clientes e atingir o tão sonhado Modelo Toyota de excelência em serviços.
Agora que você conhece um pouco sobre essas aplicações práticas, que tal implementar essas estratégias na sua empresa? Identifique um dos princípios e comece a aplicação hoje mesmo!
E se você busca um panorama prático da aplicação dos princípios do TPS em empresas de serviços, confira este vídeo Sistema Toyota de Produção aplicado no Hospital Santa Cruz , ele contém uma análise detalhada sobre o Sistema Toyota de Produção aplicado no Hospital Santa Cruz.
A Toyota tem revolucionado a indústria com o TPS. Como você enxerga a aplicação desses princípios no setor de serviços? Gostaria de conhecer sua opinião! Vamos conversar sobre isso?
Edna Alves
